כשמזמינים סחורה מחו״ל, השאלה היא לא רק כמה יעלה המשלוח. צריך לדעת גם מתי הסחורה צריכה להיות זמינה למכירה או לייצור. משלוח שמגיע אחרי שהמלאי נגמר עלול לפגוע בפעילות, אבל גם הקדמה גדולה מדי יכולה לתפוס מקום במחסן ולהכביד על התזרים.
החיבור בין תכנון המלאי לשילוח מתחיל עוד לפני שסוגרים הזמנה עם הספק. העסק מגדיר את הכמויות ואת מועדי הצורך, ועל בסיסם אפשר לבחון את דרך ההובלה ואת לוח הזמנים של המשלוח.
אילו נתונים כדאי לרכז לפני הזמנת סחורה?
- מלאי זמין בפועל: כמה יחידות אפשר למכור או להעביר לייצור, לאחר שמביאים בחשבון הזמנות שכבר התחייבתם לספק.
- מועדי הצורך: מתי נדרשת הסחורה במחסן שלכם, והאם יש כמות שחייבת להגיע לפני יתר ההזמנה.
- הזמנות שבדרך: מה כבר הוזמן, מתי הוא צפוי להגיע ואילו שלבים עדיין לא הושלמו.
- מועד מוכנות אצל הספק: מתי הייצור, הבדיקה והאריזה צפויים להסתיים, והאם כל הפריטים יהיו מוכנים יחד.
- פרטי המטען: סוג המוצר, מספר האריזות, מידות ומשקל, כתובת האיסוף, יעד המסירה ותנאי המכר שסוכמו.
- מוכנות ליבוא: אילו מסמכים ואישורים נדרשים לסחורה, ומה צריך להשלים מול הספק ועמיל המכס לפני המשלוח.
למשל, שתי הזמנות באותה כמות עשויות לדרוש פתרונות שונים אם אחת מיועדת להזמנות לקוחות קרובות והשנייה לחידוש מלאי בהמשך. למי שמזמין מהמזרח, כדאי לקרוא גם את המידע על יבוא מסין ותכנון המשלוח לישראל.
מחשבים עד הגעת הסחורה למחסן, לא רק עד הנמל
זמן האספקה לעסק מורכב מכמה שלבים: ייצור והכנת הסחורה, איסוף וטיפול במוצא, המתנה ליציאה והובלה, טיפול ביעד ושחרור ממכס, ולאחר מכן מסירה וקליטה במחסן. כדאי לברר מה כולל כל מועד שמציגים לכם: יציאה מהמפעל, הגעה לנמל או מסירה לכתובת.
אפשר להתחיל ממועד הצורך ולעבוד לאחור. בודקים עם הספק והמשלח את משך השלבים הרלוונטיים ואת נקודות אי הוודאות, ומחליטים איזה מרווח נדרש לעסק. אין מרווח אחד שמתאים לכל מוצר או מסלול. גם הגעה פיזית לישראל אינה אומרת שהסחורה כבר זמינה למכירה.
אם מועד מוכנות הסחורה משתנה, צריך לעדכן את תוכנית ההובלה. הזמנה של שירות מהיר יותר אינה פותרת עיכוב בייצור או מסמך חסר.
מה עלול לעלות יותר: חוסר במלאי או הזמנה מוקדמת?
חוסר במלאי עלול להביא לדחיית אספקה, לאובדן מכירה, לעצירת עבודה או לצורך במשלוח דחוף. מנגד, הזמנה מוקדמת מדי עלולה ליצור הוצאות אחסון, לקשור כסף בסחורה שעדיין אינה נדרשת ולהגדיל חשיפה להתיישנות או לשינוי בצרכים.
כדי להשוות חלופות, העסק צריך להעריך את המשמעות של כל מצב עבורו. אין להניח שכל מכירה שנדחית אובדת, או שכל תוספת למחיר ההובלה מוצדקת. את עלות המשלוח כדאי לבחון כחלק מהעלות הכוללת של היבוא עד למסירה, לצד הצורך העסקי במועד ההגעה.
מתי בוחנים שילוח ימי, אווירי או פיצול?
הובלה ימית היא חלופה שכדאי לבחון כשנפח המטען ומועד הצורך מאפשרים זאת. הובלה אווירית עשויה להתאים לחלק דחוף או למטען שלוח הזמנים שלו מצדיק את העלות, בכפוף להתאמת הסחורה להובלה.
כשלא כל הכמות נחוצה באותו מועד, אפשר לבחון פיצול: חלק באוויר והיתרה בים. צריך לבדוק עם הספק אם אפשר להפריד את האריזות והמסמכים, ועם המשלח מהן העלויות ולוחות הזמנים של כל חלק. לפיצול עשויות להתווסף עלויות טיפול, מסמכים, שחרור ומסירה. הוא אינו מבטיח חיסכון ואינו מתאים לכל משלוח.
דוגמה להמחשה בלבד: 300 יחידות באוויר ו־700 בים
זו דוגמה חשבונית להמחשה, לא מקרה לקוח ולא הצעת מחיר. נניח שעסק הזמין 1,000 יחידות. לפי בדיקת המלאי וההתחייבויות שלו, הוא זקוק ל־300 יחידות במועד מוקדם יותר, ואת 700 היחידות הנותרות יוכל לקבל בהמשך.
במקום לשלוח אוטומטית את כל הכמות באוויר, אפשר לבקש השוואה בין שלוש חלופות: כל הכמות בים, כל הכמות באוויר, או 300 יחידות באוויר ו־700 בים. משווים את העלות הכוללת ואת מועד המסירה המשוער של כל חלופה מול מועדי הצורך של העסק.
הפיצול יהיה רלוונטי רק אם החלק האווירי אכן יכול להגיע בזמן, ואם העסק יכול להמתין ליתרה. אם כל 1,000 היחידות נחוצות יחד, החלוקה הזאת אינה עונה לצורך. הכמויות בדוגמה אינן המלצה, ואין כאן הנחה לגבי מחיר, זמן מעבר או חיסכון.
איך מבקשים השוואת משלוחים שאפשר להחליט לפיה?
מסרו את פרטי המטען ואת מועד המסירה הנדרש, וציינו מה חייב להגיע ראשון ומה גמיש. בקשו לדעת מה כלול בהצעה, מה אינו כלול, עד מתי היא בתוקף ועל אילו נתונים מבוססת הערכת הזמנים. אם בוחנים פיצול, דרוש פירוט נפרד לכל חלק וגם סכום כולל.
אפשר להיעזר ברשימת הפרטים להכנת הצעת מחיר לשילוח ימי או אווירי. לפני ביצוע, ודאו שהספק והמשלח עובדים עם אותה כמות, אותה חלוקת אריזות ואותם מועדי מוכנות.
שאלות ותשובות
האם תאריך היציאה של המשלוח מספיק לתכנון המלאי?
לא. לצורך זמינות המלאי צריך להתייחס למועד המסירה והקליטה בעסק, ולהביא בחשבון גם את ההובלה, הטיפול ביעד והשחרור. חשוב לברר אם המועד שנמסר הוא הערכה ומה עדיין תלוי בהשלמת מידע או פעולות.
מה עושים כשהספק מסיים רק חלק מההזמנה?
בודקים אילו פריטים מוכנים, מה דחוף לעסק והאם ניתן לארוז ולשלוח אותם בנפרד. לאחר מכן משווים את העלות והמשמעות של משלוח חלקי מול המתנה להזמנה המלאה.
האם כדאי לפצל לפי מספר יחידות בלבד?
לא בהכרח. יש להביא בחשבון גם אילו מוצרים נחוצים, כיצד הם ארוזים, מה המשקל והנפח של כל חלק והאם אפשר להפריד ביניהם. 300 יחידות אינן מספר מספיק להכנת הצעת שילוח בלי נתוני האריזה.
האם הזמנה גדולה יותר תמיד מוזילה את היבוא?
גם אם מחיר היחידה או רכיב ההובלה משתנים לטובה, צריך לבדוק את ההוצאה הכוללת ואת ההשפעה על האחסון והתזרים. החלטת הרכש נשארת בידי העסק; הצעת השילוח מספקת את נתוני ההובלה לצורך ההשוואה.
מתכננים משלוח ורוצים לבדוק חלופות הובלה? העבירו ל־7 יבשות את פרטי המטען, מועד המוכנות אצל הספק ומועד המסירה הנדרש, כדי לבחון את אפשרויות השילוח המתאימות למשלוח.