שילוח בינלאומי אומנות ותערוכות

רשימה זו מתייחסת לשם דוגמה לתערוכות מסחריות אך הנקודות המוצגות גם רלוונטיות באופן כללי להפקות ופרוייקטים זמניים. שיוצאים וחוזרים או שממשיכים למדינות נוספות.

1. אריזה – אנו תמיד  מדגישים וחוזרים מעל כל במה. אריזה טובה היא המפתח להצלחה. תארו לכם שהשקעתם זמן, אנרגיה, משאבים. הטסתם צוותים, שילמתם מאות אלפי שקלים. כל זאת, כדי לגלות שהמשלוח שלכם לתערוכה שחיכיתם לה חודשים ובניתם את כל אסטרטגיית השיווק והמכירות שלכם עליה,  הגיע ניזוק ואתם מול שוקת שבורה… אריזה נכונה תוריד את הסיכון למצב כזה בעשרות אחוזים. בנוסף.. משלוח שלא נארז כראוי לא יקבל פיצוי מחברת הביטוח, גם אם שילמתם פרמיה.

          קישור רלוונטי לאריזה

2. סטאטוס מכסי של המשלוח– יחד עם אריזה זהו נושא חשוב ביותר אשר ישפיע על דרך העבודה . משלוח שצריך לחזור לארץ בתום האירוע נזקק לטיפול שונה ממשלוח שנשאר בחו"ל. הסטאטוס המכסי ישפיע על בחירת סוג השילוח בחו"ל, על תכנון המסלול ועל התקצוב הכולל של השילוח. לכן תמיד נסו להגדיר לעצמכם ולמשלח, מה חוזר, מה נשאר מה לא ידוע עדיין.

3. מתן רקע והקשר –  ככל שתתנו לנו, סוכני השילוח המתמחים בתערוכות ובשילוח זמני, יותר פרטי רקע וההקשר, תפירת הלוגיסטיקה של הפרויקט תהיה נכונה יותר.

להלן שאלות שיש לתת עליהן מענה לפני שילוח בינלאומי לתערוכה.

• האם המשלוח יוצא למכירה , או שיוצא לתצוגה וחוזר?
• האם יוצא לתערוכה מסחרית, לגלריה, להדגמה, להפקת טלויזיה או לאירוע תרבות וספורט?
• מי היבואן בצד השני, האם הוא מודע שיצטרך לשלם מע"מ יבוא ולהתקזז עליו?
• מה מסגרות הזמנים?
• מה ערך הטובין שנשלחים לחו"ל?  
• האם צריך ביטוח, אם כן על איזה ערך?
• היכן פורקים את המטען?
• האם נדרשת אחסנת ביניים?

4. אמצעי פריקה והעמסה – במדינת היעד נמצא סוכן שילוח שידאג לשחרור המשלוח מהמכס והובלתו לאתר, אותו משלח בינלאומי ועמיל מכס ביעד יצטרך לקבל הנחיות ברורות  בנוגע לאמצעי פריקה נדרשים.  הוא יצטרך לקבל כתובת מדויקת, אנשי קשר שמודעים להגעת המשלוח. במידה ויש צורך במנוף, מלגזה או פועלים. כל הפרטים הללו צריכים להילקח בחשבון מראש.

5. תזמון הכניסה לביתן – בתערוכות מסחריות באירופה, בארה"ב ובעולם כולו, בדרך כלל ישנה חברת שילוח בינלאומי ועמילות מכס שקיבלה זיכיון מטעם מארגני ומפיקי התערוכה ( לפעמים גם מספר חברות). רק לאותן חברות יש אישור להפעיל צוותי לוגיסטיקה בתוך שערי מתחם התערוכה ולהחזיק מחסנים במתחם, לכן הציודים משונעים למחסנים של אותם זכיינים והם מקבלים הנחייה מהמשלח, שמייצג את המציג באיזה תאריך יש להכניס את המטען לביתן.

6. פינוי אריזות ריקות והחזרתם בסוף התערוכה – היות ושטח התצוגה של הביתן בתערוכות מאד יקר ומצומצם, ארגזי עץ ואריזות ייעודיות שאינם חיוניים למציג בזמן התערוכה יפונו לפני תחילת התערוכה למחסנים ויוחזרו מייד בתום התערוכה לביתן על מנת שהמציגים יוכלו להכניס חזרה את המוצגים לארגזים ולהספיק להגיע בהקדם לטיסה שלהם חזרה למדינתם.

7. שירותים משלימים לוגיסטיים לזמן האירוע – במשלוחים לתערוכות ואירועים, בהם יש זכיינים לוגיסטיים מורשים בתוך שערי התערוכה. חשוב לנסות לחשוב ולתכנן מראש       היות והעלויות בתוך שערי התערוכה גבוהות בעשרות ובמאות אחוזים. לדוגמה, שירותי ניקיון, התקנה, תאורה, חשמל, פועלים, דיילות וכיו"ב.

8. תזמון סוכן השילוח בצד השני – כחברת שילוח בינלאומי אנו עובדים עם סוכני שילוח במדינות שונות. על מנת שנוכל להפעיל אותם נכון אנחנו נדרשים לתת להם את כל פרטי המידע ולתקשר איתם את הצרכים מראש. כמובן שאנו גם זמינים לפיתרון יצירתי של בעיות שמתעוררות בשטח. עם זאת, צריך לזכור שלוגיסטיקה שכזאת והתאמות יצירתיות כרוכות בעלויות שניתן לחסוך אותן בהכנה נכונה.

9. ביטוח של היצירות – ביטוח של משלוחים זמניים נגזר כאחוז מערך היצירה ותקופת השהייה מחוץ לארץ . במקרה של תביעה על נזק, במיוחד בערכים גבוהים, חברת הביטוח תרצה לוודא שהמשלוח אכן נארז בצורה שתואמת את ערך המשלוח וגם תרצה חברת הביטוח לקבל הוכחות לערך הריאלי של היצירה.